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公文写作常识类别 公文写作常识

时间:2019-10-06 08:17:20 手机站 阅读量:

公文写作常识类别

公文,即公务文书,是指党政机关,企事业单位和一切社会团体在处理公务过程中形成的有现行功用和特定格式的文字材料。我们今天所要讲的,主要是指行政机关公文。行政机关公文(以下简称公文)是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,通俗的讲,就是我们平时所讲的文件,它是依法行政和进行公务活动的工具。

一、公文的种类与适用范围

公文的种类主要有13个文种,包括:

命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

批复适用于答复下级机关的请示事项。

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文格式

公文是公务人员共同使用的处理公务的重要工具,必须有统一的格式,供大家共同遵守。

公文格式是指公文的外观形式,由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式组成。

(一)文面格式公文的文面格式是公文全部书面内容的结构,不同的机关、不同类别的公文,有不同的文面格式,如党的机关与行政机关的文面格式有所不同,但差别不大。目前,通用公文的文面格式一般包括版头、份号、密级与保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件名称、成文日期、印章、印发传达范围、附件、主题词、抄送机关、印制版记等要素。

1.发文字号。即公文代号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成,用3号仿宋体标注于版头下空2行红色横线之上,下行文、平行文的居中排印,上行文的在左侧排印,与右侧的“签发人”对称。其中,发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字,发文年度要用中括号“〔〕”而不能用圆括号“()”或方括号“[]”,另外发文年度应标全称,不能简写,例如〔〕不能简写为〔06〕。发文序号分年度从1号起,按公文签发时间的先后依次编号,不能跳号,不留空号,不随意编号(例如“1”不编为“01”或“001”),不加“第”字。

2.标题。一般由发文机关名称(全称或规范化简称)、公文主题和文种组成。位于红色横线下方空2行排印。用2号小标宋体,居中排印。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

3.主送机关。指主要受理公文的机关。应当用全称或规范化简称,或同类型机关统称。在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体排印,回行时顶格,最后一个主送机关名称之后用全角冒号。

4.正文。位于主送机关下方。正文中的结构层次序数应准确掌握和使用,即:第一层用“一、”,第二层用“(一)”,第三层用“1.”,第四层用“(1)”。第三层的“1.”不能写成“1、”,即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况下,第一层用“一、”,第二层可用“1.”。在正文中,只能用仿宋、小标宋、黑、楷4种字体,均用3号字。正文中只有一级小标题的,小标题用黑体字排印;有两级小标题的,第一级小标题用黑体字排印,第二级小标题用楷体字排印;有多级小标题的,第一级小标题用小标宋体字排印,第二级小标题用黑体字排印,第三级小标题用楷体字排印,第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字,有双文种的(既复合型公文),第一文种的正文用楷体字排印,第二文种的正文用仿宋体字排印。

5.附件及附件名称附件是公文的组成部分,对主件正文起说明、解释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表,置于主件之后,另起一页开始排印,与主件装订在一起。公文如有附件,要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字,用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件,用阿拉伯数字依次标注序号。序号后面用小圆点。例如“附件:1.”附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。

6.成文日期。一般以领导人最后签发的日期为准,经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注,“零”写成“0”,成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字,用3号仿宋体排印。

7.印章。除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外,均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm—4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧线压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章的中心线压在成文日期上。

8.主题词。一般位于末页下端抄送机关或印制版记上方,“主题词”用3号黑体字,居左顶格标注,后标全角冒号,主题词词目用3号小标宋体字,一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字,主题词下方排印一条横线。

9.抄送机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓内容)的上级、下级和无隶属关系的机关,应当用全称或规范化简称、统称。抄送机关名称标注在印制版记上方,主题词下方,用横线把主题词和印制版记隔开,抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字,后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开,末尾用句号。

10.印制版记。由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字,印发时间右空1字,用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的,印发日期后接着排印“印”字;下行文平行文的,排印“印发”2字。

(二)公文用纸格式采用国际标准a4型纸,其成品幅面尺寸为:297mm210mm。公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm;公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm;版心尺寸为225mm156mm(不含页码)。

(三)公文排印装订格式一般每页排22行,每行排28个字。特殊情况下,为了防止出现“此页无正文”字样,在调整行距、字距时,每页既可减少1行,每行可减少1—2个字,也可每页增加1—2行,每行增加1—2个字。公文要双面印刷。公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注,置于版心下边缘之下一行,数字左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm,单页码居右空1字,双页码居左空1字。公文装订与公文排印一致,左侧装订,不掉页。

三、请示、报告的使用

在常用公文中,主要是通知、请示、报告等文种,通知的写作相对简单一些,而请示、报告往往混淆不清,混合使用。这里就这两个文种着重介绍一下。

(一)请示的使用

1.请示的适用范围是有隶属关系的下级机关向上级机关请求指示、批准。没有隶属关系的下级机关向上级机关请求指示、批准,只能用函。

2.请示的特点根据请示的内容、类型、作用和行文方向,主要特点有:

①请求性。请示的最大特点是请求性,是指本单位、本部门计划办理而无权决定,或无力去做、或不知如何去做的事项。因此,在撰写请示时,要写明请示办什么事、为什么要办、打算如何去办、有什么困难和问题需要上级解决、有什么事项需要上级批准等,写得清清楚楚,请求上级批示或批准。

②一事一文。一件请示公文,只陈述一件事情。

③政策性强。凡是要请示的问题,在请示之前,必须认真查对有关方针、政策、法律、法规和文件,属于本单位职权范围、又有能力解决的事项,不需向上级领导机关请示;不属于本单位职权范围、又无能力解决的事项,才能向上级机关请求指示、批准或予以支持。请示公文,强调按规定办事,用政策规定判别该不该向上极机关请示。不属请示的事项,不得上交矛盾,只能由本单位解决。

④实事求是。向上级机关请求指示、批准的事项,一定要实事求是,用政策和事实说话,不得隐瞒事实真相,不得弄虚作假、混淆视听、欺骗上级机关。

⑤用陈述性、祈使性语言。请示属上行文,在叙述情况、陈述政策规定时,应当用陈述性语言;在请示的结尾请求指示、批准的事项时,用祈使性语言。

⑥文字精练。请示要开门见山、直接切入主题,抓住与事项有关的问题,用精练概括的语言和与请示事项密切相关的材料,一件请示,一般只有几百字,确需详细说明情况的,可用附件说明。请示的事项陈述清楚即可,不得在请示中夹带报告事项。

3.请示的分类与写作根据请示的目的、内容和作用划分,有请求批复性请示、请求批转性请示两大类。请示一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章、联系人与联系电话、抄送机关组成。

①请求批复性请示请求批复性请示涉及的内容、事项比较单一、具体,上级机关指示、批准和办理之后才能部署和实施。这类请示的标题由请示单位名称、请示的主题与“请示”组成。一件请示,只有一个主送机关,不得多头报送,并且一般只能送直接的上级机关的秘书部门,由秘书部门按规定办理,不得直接送领导者个人。请示的正文中要坚持一事一文的制度。请示的内容要单一,切忌一文数事。请示的正文可分两大层次。

第一层次,写明请示问题的依据、原因、出发点和思想基础,阐明为什么要请示。请示的理由要充分,要有说服力,以利促使请示问题的解决。

第二层次,写明请示的事项,即请求上级机关给予指示、批准的具体事项。结尾要提出明确的要求,但语气要谦和,多用请示专用语作结尾。常用的有“专此请示。是否妥当,请批示”;“专此请示,当否,请批示”;“专此请示。请予批准”。

②请求批转性请示请求批转性请示的内容多数带有普遍性的问题,或者是比较重大、紧急的事项,涉及的范围较为广泛,超越了请示单位管理的范围,所以,请求上级领导机关或同级党委、政府予以批转或转发。这类请示公文大多数是部门给同1 2 下一页

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