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文字号 [“发文字号”常见错误析]

时间:2019-10-06 08:20:43 手机站 阅读量:

“发文字号”常见错误析

《国家行政机关公文处理办法》(1月1日施行)、《国家行政机关公文格式》(gb/t9704—1999)就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是,“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题,概括起来,主要有以下八个方面。

一、搭配虚字。如:“政字〔〕第2号”、“发字〔〕第35号”,这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字,应删去。规范化的用法是:“皖政〔〕2号”(即安徽某某人民政府发的第2号文件)、“皖发〔〕35号”(即中共安徽某某委发的第35号文件)。

二、要素颠倒。《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款已明确规定:“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”,实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时,并没有按以上指定顺序排列,三要素位置颠倒。如:“(76)榕银农字第85号”,这一“发文字号”,不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错,而且年份前移,是错误的。规范化的用法应是“榕银农〔1976〕85号”。

三、年号不全。如“政发〔97〕8号”、“政秘〔86〕6号”,这里的“〔97〕”“〔86〕”是指1997年度、1986年度。虽然,在廿、廿一世纪里,“〔97〕”、“〔86〕”可理解为1997年、1986年,如若事过几个世纪或时间更长一些,为什么不可把“〔97〕”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢?年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以,年份号应该写全称〔1997〕〔1986《国家行政机关公文格式》明确:“年份应标全称”。

四、错用括号。如“政办()8号”、“政办〈〉8号”,这里的年份所用的括号“()”、“〈〉”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”,如“政办〔〕8号”。

五、乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现虚位,如“政秘〔〕008号”,这里的“008号”应改为“8号”。《国家行政机关公文格式》(gb/t9704—1999)已明确规定:“序号不编虚位(即1不编为001)”。

六、摆放有误。常见错误有三种:一是该居中摆放而不居中;二是不该居中摆放却居中;三是上下排放距离不当,不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题,《国家行政机关公文格式》附件的《条文释义》中讲的非常明确和具体:发文字号的位置,本标准规定在发文机关标识下空2行,发文字号与红色反线(即文件版头上的一条红色横线)之间间隔4mm(发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置,而发文字号应标在第3行,不要紧贴红色反线)。发文字号一般应居中排列。其实,发文字号的摆放有三种不同类型:①有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的(俗称大文头)下行文,发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方,居中摆放4mm处(如上规定);②上行文(上报的公文)需标识签发人姓名时,发文字号移到左边,左空1字(上下摆放位置,如上规定在红色反线上方4mm处),签发人姓名居右安排,右空1字;③“只用发文机关名称作发文机关标识的公文,发文字号一般标注在横线(红色反线)之下,公文标题之上的右侧”(见1月1日起施行的《安徽某某行政机关公文处理实施细则》第三章公文格式第十一条第四款)。

七、字体字号不标准。《国家行政机关公文格式》规定:发文字号,用3号仿宋体字。而有的字号小于3号;字体,有的用小标宋体字,有的用楷体,也有的用黑体,五花八门。

八、与“公文编号”混为一谈。这一问题多出现在教课书中,如某函授大学编著的《中国实用文体大全》、某师范大学出版社出版的《公文写作教程》、近年新出版的某函授大学教材《应用文写作》、某某某党校系统干部中专教材《语文》等都把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”,把“公文编号”混同于“发文字号”。

“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。“公文编号”也叫文件编号,“是一份文件总印数的次序号”(《实用公文词典》陕西人民教育出版社出版),《国家行政机关公文格式》(gb/t9704—1999)阐述更明确:“公文份数序号(公文编号)是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。而“发文字号”是“由发文机关代字、年份和序号组成”。除此之外,“公文编号”与“发文字号”还有两大区别:①写法上的区别。“公文编号”的写法过去是“no.000”,现为“000”,位置标于文件左上角。而“发文字号”的写法是:“国发〔1991〕2号”即国务院1991年发的第2号文件。②标注位置的区别。“公文编号(公文份数序号)用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行〔所谓版心:即公文印刷用纸除去天头(上白边)、订口(左白边)、右白边、下白边,余下的可排印文字的部分〕。而“发文字号”,在发文机关标识下空2行,距红色反线4mm处;大文头(有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头)的下行文,居中排列;小文头(仅以发文机关名称作发文机关标识的文头)的下行文或平行文,移至红色反线下靠右摆放;上行文,需标识签发人姓名时,发文字号移至左边,左空1字(红色反线上方4mm处)。

《国家行政机关公文处理办法》已进行多次修订和完善,并制定了《国家行政机关公文格式》国家执行标准(gb/t9704—1999),我们在编印教材和公文实际应用中,就应该严格按《办法》和国家执行标准执行,这样才能促进国家行政机关公文处理的标准化、规范化。

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