体会

法律

精彩

各类

方案

【秘书如何做好会议工作】

时间:2019-10-06 08:22:49 手机站 阅读量:

秘书如何做好会议工作

一、会议的作用与种类

会议是社会生活、政治生活中一种经常的广泛的活动形式。各国各界、各行各业、各党各派无不使用这种活动形式。国外一些社会学家断言,人类进入了一个会议的时代。全世界每年举办的各种会议数十万个,与会者约上亿人次。法国是世界上最大的会议中心。至于全国基层单位举行的会议就更多了。原来我认为中国的会议多,资本主义会议不多,其实不然,据说日本的国家工作人员40%的时间在开会,真正成为会议的海洋。

在我国,会议已成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一,已经成为各级党政机关、企事业单位进行民主决策和处理日常工作的一种重要方式,是宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策,统一思想,提高认识,交流经验,布置工作,统筹协调,解决问题的重要手段。它体现着党的民主集中制原则,集体领导原则和群众路线原则。我们党的历史上,凡重大问题都是通过会议认真讨论才进行决策的。如在浙江南湖召开的第一次党代表大会、遵义会议、三中全会都是决定中国前途和命运的历史性会议。

概括的讲会议主要有5大功能。一是决策功能,如三中全会通过认真研究,制订了党的一个中心两个基本点的基本路线。二是执行功能,如自治区4月中旬召开社会治安工作会议,这个会议传达贯彻中央召开的全国社会治安工作会议精神,制订了我区开展“严打”整治斗争的方案。三是沟通职能,如各种形式的交流会、情况通报会。四是协调功能,各种形式的汇报会、协调会。五是监督功能,总结、评比会,都能起到监督的作用。

会议的种类很多,一是工作会议,研究解决工作中的问题,推进各项任务的完成;二是业务会议,研究解决某个业务系统中的问题,如劳资会议、财政会议;三是座谈会议,如茶话会,不决定重大事件,主要是交流经验,统一认识;四是纪念会议,如纪念中国共产党成立80周年的纪念大会。

二、秘书在会议的各个阶段要做的工作

会议秘书工作是秘书部门的一项基本职能。秘书要做的工作很多,概括起来就是办文、办事。会议秘书工作既办文,又办事,是一项综合性的工作,又是经常性的工作。这里有大量的文字工作,组织协调工作和事务性工作要做,是对秘书人员能力水平的检验,如果能把会议组织好协调好,这说明你这个秘书是合格的。

(一)要做好会议的准备工作。准备工作很重要,准备是否充分,直接影响会议的质量和效果。一个会议,可能一两天就开完了,但准备工作可能要一两个月,甚至更长。不同的会议,准备的内容不同,如党代会、人代会,主要是工作报告和人事的准备;工作会议主要是材料的准备,庆祝大会主要是讲话稿和会场的准备等。

一般的说,准备工作包括以下内容:⑴拟定会议工作方案;⑵选定会议议题;⑶拟定会议议程、日程、程序;⑷准备会议文件;⑸确定出席、列席会议人员;⑹与会人员编组;⑺选定、布置会场;⑻排列座次;⑼制作分发证件;⑽发会议通知;⑾制定会议须知;⑿负责会议报到;⒀会议秘书机构的置设及分工;⒁申请会议经费。

会议工作方案:包括会议名称,会议内容,会期,会议的规模,日程、议程,会议的开法,会议的组织领导,宣传报道,会议文件准备,经费预算,食宿安排,保卫和保密工作等。

会议的议题:就是会议需要研究解决的问题,是会议的主题和灵魂,其他准备工作都要围绕议题来进行。有的会议如最近在乌苏召开的教育转化“**功”痴迷者现场会议,议题就是一个,就是学习推广乌苏市教育转化**功人员的经验。有的一个会议有几个议题,如县委常委会,讨论职工下岗再就业问题,大学生的分配问题,财政问题。会议的议题要和会议的内容相适应,如县委常委会讨论的问题,就是在全县有指导意义和带有全局性的问题,那些下一级会议可以解决的问题或者个别单位可以解决的问题,不要拿到常委会议上解决。党委的会议和政府会议讨论的问题也要有区别,党委会议讨论的问题多是政治问题、干部工作、党的建设及重大经济工作。具体的经济工作、行政事务应交给政府会议研究解决。

会议议程:是会议解决问题的概括安排。

会议日程:是指在一段时间内会议进程的具体安排,它可以使与会人员了解每天会议的安排情况。会议日程一般用日程表来表达。

会议程序:是一次会议按照时间先后依次安排的步骤。会议程序主要是供主持会议的同志掌握会议进程之用,不需要发给与会者。

会议文件的准备:在会议准备工作中,起草好会议文件是最重要的准备工作,花费的时间最长,投入的精力最多。文件的质量往往决定会议的质量,传达贯彻会议精神主要传达会议文件。会议的文件往往比较多,有主要文件、参考文件、阅读文件。一般说来,领导讲话和工作报告是主要文件,要下大功夫写好。关于会议文件如何写,这里不能详细讲了,有几个同志专门讲这个问题。

关于会议通知,会议准备工作基本就绪以后,要尽早发出通知,以便与会人员提前作好准备。通知由标题、正文、落款三部分组成。标题由会议的种类+文种(通知)组成。正文:写清楚会议的名称、开会日期、地点、会期、议题、参加会议人员范围等。比较大型的会议有外地同志参加要写清楚报到地点,是否提供交通工具,可否带工作人员。落款:包括发文单位和发出日期,有的要加盖公章。

关于与会人员的编排分组,分组的目的是便于讨论问题,一个会议,如果只开大会,就不必编组,如果要讨论,人又很多,就要编组。编组的方法,一是按照地域分组,如召开自治区党委扩大会议,一个地区一个组;二是按行业分组,如党群口一个组,农业口一组,宣传文教口一组,政法口一组等,三是既按地域又按系统行业分组,按地区分几个组,机关按行业分几个组。领导同志可根据平时的分工,分到各组,主要领导可以不分组,愿意到那组都可以。小组召集人可以由二人担任,一般指定职务较高,组织能力较强同志担任,要有代表性,有民族的,有汉族的,有地区的,也有部门的。分组名单下面,还要注明讨论地点和小组秘书。

关于会议秘书机构的设置和工作人员的调配。规模较大的会议都成立会议秘书处,指定几名负责人,秘书处下设几个组,如秘书组:负责值班、组织协调、印发文件;会务组:负责会场的布置、管理、服务;宣传组:负责宣传报道和对记者的组织管理;翻译组:负责翻译成几种文字;保卫组:负责安全警卫;总务组:负责接送、食宿、文娱活动、医疗保健等。会议规模小,不要设这么多的小组,可以由会务组统一管起来。

会议须知:一般包括5个部分。1、作息时间表;2、日程表;3、分组名单;4、会议秘书机构人员名单及房间号;5、注意事项,包括保密制度、请假制度、会客制度、安全要求及其他注意事项。

会场布置:会场的布置直接影响会议的效果,会场的布置要与会议的规模和内容相适应,党的代表大会要朴素大方,人民代表大会庄严隆重,庆祝大会要喜庆热烈,追悼大会要肃穆庄严,座谈会要和谐融洽,纪念性会议要隆重典雅,工作会议要简单舒适。主席台一般安排主席团成员或者职务比较高的同志,座次可以按职务或姓氏笔划排列。主席台根据人数多少,可以设一排或二排、三排以上。座谈会可以不设主席台,主持会议同志座位在正对会场门口的地方。主席台上方可以挂会标,一般为红底黑字,字体庄重。如开党代会、人代会、团代会等还要挂会徽,会徽两边挂红旗,红旗一边五面为宜,为调节会议气氛,主席台前可以摆鲜花,会场的四周可以张贴标语口号。另外座位前桌子上要摆座签,有的只摆主席台,有的全体与会人员都摆座签。音响麦克风、译风都要准备好,会前要试试响不响。

会议证是出席会议的凭证,上面标明会议名称,使用者姓名、性别、发证日期、号码,有的还要贴照片。会议证又分出席证、工作证、记者证,可用不同颜色区别。

(二)会议进行阶段要做的工作

在进行阶段,要按照各自分工,做好会务工作和各项服务工作,确保会议的顺利进行。这里着重介绍会议记录和简报工作。会议记录是为起草会议简报、会议纪要乃至正式文件奠定基础,也是为会后进一步研究问题,总结工作提供重要参考材料,也为查考历史提供依据和凭证。如遵义会议是历史上具有重大意义的一次会议,但因没有记录,对会议的重要情节长期没有搞清楚,1984年发现陈云同志在长征途中传达遵义会议的手稿,手稿是根据会议记录整理的,为搞清遵义会议的真实情况提供了依据。搞好记录,要本着三个原则,一要按照会议的真实情况,忠实的记录,凡记下来的要符合原意,不能根据自己的好恶,歪曲人家的发言,听不清的要问一下,核对一下。二是要快,字要小,字距要短,可以使用简称。三是择要而记,记录一小时只能写3000多字,而说话可以达10000多字,无论如何记不下来,记录要抓住要点,记主要观点、精辟论述、结论性意见以及有争议的问题,一般性的内容可以不记。

比较大型的会议,一般都出简报,简报的作用有:一是便于领导同志了解会议全貌,掌握会议进程,对会议进行指导,发现问题及时解决;二是便于各与会人员交流经验,沟通情况;三是为日后研究工作提供可靠的资料。

写简报要做到四点。一是简报要简,要突出重点,精练内容,最好不超过1000字,有的简报不简,有言必录,把发言的全部内容都写上了,使人看了头痛;二是要快,一般情况,上午的发言,下午要写出来,下午的发言晚上要写出来,第二天上午要送到与会人员。有的简报几天写不出来,会议开完了,简报才出来,成了马后炮;三是真实客观,包括人名、地名、时间、数字、引文,都要准确无误。对事实不能有任何夸大、缩小、虚构,更不能把自己的观点强加于人。为了做到真实,写好后,要交当事人过目;四是突出重点和特点,现在简报通病就是没有特点,空话,套话太多,泛泛的一般表态,给人千篇一律,千人一面之感,这种简报实在不愿意看。简报要舍弃一般的内容,在开头交代某某组在谁主持下讨论,哪几位同志发言,然后开门见山,把最精辟的内容写出来。

(三)会议结束阶段,这阶段时间短促,要做的事情比较多,秘书这个阶段也比较忙,搞不好容易出差错,这个阶段要清理文件,哪些可以带走,哪些要收回,要开出单子,对1 2 下一页

版权声明 :以上文章中选用的图片文字均来源于网络或用户投稿 ,如果有侵权请立即联系我们 , 我们立即删除 。